戸籍謄本の収集負担の軽減のための郵送取得活用法！
遺産相続の手続きにおいて必要な戸籍謄本等を収集することは、とても大変な作業です。
専門家に遺産相続手続を依頼しても、必要な戸籍謄本等は自分自身で収集しなければ
ならない依頼先も結構多いと思われます。
また、戸籍謄本は、役所で取得することがほとんどですから、平日の時間帯でなければ難しい
場合がほとんどです。（最近の役所では夜間の受付をするところも増えてきて来ます。）
そのような場合、戸籍謄本等の郵送にて取得する方法をうまく活用して、収集の負担を
軽減することをお勧めします。
1、どんな時に郵送取得がいいのか？
戸籍謄本等の収集は、基本的に役所の戸籍係の窓口にいって取得する方が確実です。
しかし、すべての場合が窓口での取得に良いとは限りません。
以下の戸籍謄本等の郵送取得のメリット・デメリットをお読みになってお考え下さい。
1-1、郵送取得のメリット
- 戸籍謄本等を取得するために、平日の時間を使うことがない。
- 取得する役所が遠方でも取得できる。
- 場合によっては、取得費用が抑えられる。
- 時間の節約になる。
1-2、郵送取得のデメリット
- 窓口での取得より手続きに必要なものが増える。
- 郵送料金が余分に掛かる。
- 郵送先の住所等の事前に調べなければならない。
- 窓口での取得より確実性が低い。
必ずしも、窓口での取得がいいとは限らず、うまく郵送取得を考えてもらいたい。
特に、平日仕事が忙しい方には窓口での取得だけでなく、郵送での取得も考えてほしい。
２、郵送取得の方法
2-1、郵送先
戸籍謄本等の取得先＝郵送先は取得しようとする方（お亡くなりになった方）の本籍地の役所の戸籍係が基本です。
ただし、都市部の一部の自治体は、郵送請求が多いためか、事務の効率を図る為か、複数の自治体の郵送請求を一カ所の事務センターですることがありますから注意が必要です。
事前に各自治体のホームページで確認か、直接電話での問い合わせが必要です。
２-２、必要書類
戸籍謄本等の郵送での取得に必要な書類は以下の通りです。
１、戸籍謄本・妙本等の請求書
この請求書は、請求先の役所のホームページに書式がありますからそこから印刷してください。
２、請求者の本人確認証明書
戸籍謄本等を請求できる方は、法律で決められています。請求される方によって、必要な本人確認証明書が違います。取得したい戸籍謄本の記載されている方（お亡くなりになった方）の直系尊属（親、祖父母等）または、直系卑属（子、孫等）の方は身分証明書（運転免許書のコピーがベスト。）。
請求される方が、取得したい戸籍謄本の記載されている方（お亡くなりになった方）の兄弟姉妹の方は、ご自身の身分証明書と「自分が相続人である事の証明できる資料」が原則、必要です。
３、委任状
請求者から委任された方が取る場合に必要です。委任状の書式も各役所のホームページより取得できます。注意点は、必ず依頼者（委任者）の実筆を要求される役所がほとんどです。
（この場合、パソコンで必要事項を入力し、依頼者（委任者）に押印のみの委任状では受け付けてくれないので、注意が必要です。）
４、定額郵便小為替
戸籍謄本等の取得に必要な費用を役所に収める為、必要です。定額郵便小為替は、お近くの郵便局で取得できます。定額郵便小為替の取得で注意することは、必ず「1000円の定額郵便小為替」の購入をすべきです。
定額郵便小為替は、12種類（５０、１００、１５０、２００、２５０、３００、３５０、４００、４５０、５００、７５０、１０００円）あり、すべての小為替購入の手数料が100円、掛かります。
郵送で取得する戸籍謄本等が、どのくらいになるか不明な事が多いため、必要とする定額郵便小為替も多めに必要となります。ですから、1000円の定額郵便小為替を購入してなるべく購入手数料を少なくすることがお勧めです。万が一、定額郵便小為替を多く送りすぎても、請求先の役所からは同じようにおつりの定額郵便小為替が返送されてくるので安心です。
５、返信用封筒
取得する戸籍謄本等を送り返してもらうために必要です。必ず、切手を貼ってください。
６、送り状
送り状に関しては、必ずつけましょう。そして、送り状に必ず以下の内容を記載しましょう。
- お亡くなりになった方（取得したい戸籍謄本等の記載されている方）の氏名、死亡日の記載
- 今回の請求理由が遺産相続手続きのためである事の明記
- 「お亡くなりになった方の出生から死亡までのすべての戸籍謄本等」の請求である旨
- もし、請求先の役所で出生から死亡までのすべての戸籍謄本等を取得できない場合には、次の請求先の役所を教えてほしい旨
- 請求者の連絡先
以上の内容を送り状に記載することにより、もし、請求先の役所で必要な戸籍謄本等を取得できない場合でも、役所の窓口の戸籍係の方の知識を拝借して必要書類をすべて揃えることが可能となると思います。
３、まとめ
必要な戸籍謄本等の収集は、専門家でもとても手間のかかる仕事です。
みなさまは、平日の仕事をしながら時間を作って集めることはとても大変です。
うまく郵送取得の方法を活用しながら、負担を軽減されることを願っております。
